Il existe de bons logiciels de gestion documentaire (GED) pour courtiers en assurance, mais aucun ne convient à tout le monde.
La vraie question n’est pas « lequel », mais « mon besoin est-il standard ou spécifique ? ». Ce guide vous aide à trancher, marché contre sur-mesure.
neutre
À quel point vos besoins sont-ils spécifiques ?
0 = un besoin standard que tout le monde a, 10 = des règles métier bien à vous.
Avant de choisir, comparez avec Courtiers en assurance ainsi que Logiciel de gestion des congés et absences pour les courtiers en assurance.
Logiciel de gestion documentaire (GED) : ce qu’on attend chez courtiers en assurance
L’enjeu, pour courtiers en assurance, c’est de centraliser, classer et sécuriser les documents, et retrouver n’importe quel fichier en quelques secondes.
Voici ce qu’un bon outil apporte : Dans votre métier, il faut composer avec : chaque contrat vit dans un dossier client complet : devoir de conseil formalisé, fiche d’information, mandat, pièces justificatives et suivi des avenants tout au long de la vie du contrat ; l’activité est rythmée par les échéances annuelles des contrats, les délais de résiliation en loi Hamon ou Chatel et les campagnes de renouvellement à préparer plusieurs semaines à l’avance.
- Droits d’accès par utilisateur ou par groupe pour contrôler la consultation et la modification
- Circuits de validation et archivage à valeur probante pour les documents sensibles
Quels logiciels existent, et lequel pour vous
Plusieurs logiciels adressent la gestion documentaire (GED). Les plus courants, et là où ils coincent pour un métier comme le vôtre :
| Solution | Prix indicatif | Là où ça coince |
|---|---|---|
| Zeendoc | à partir d’environ 30 à 50 € par mois selon les volumes | personnalisation avancée qui nécessite un accompagnement partenaire |
| M-Files | sur devis, orientée moyennes et grandes structures | richesse fonctionnelle et coût surdimensionnés pour un besoin simple |
Deux critères font la différence ici : Granularité des droits d’accès si vous manipulez des documents confidentiels ou réglementés et Capacité d’archivage probant et de respect des durées légales de conservation.
Quand le sur-mesure devient pertinent pour courtiers en assurance
Un logiciel du marché suffit tant que vos besoins restent standards. Chez courtiers en assurance, le sur-mesure prend le relais quand :
- Vous recopiez des données de vos documents vers vos applications faute de connexion directe
- Vos documents doivent déclencher des actions dans vos autres outils selon des règles précises
- Vous cumulez plusieurs espaces de stockage parce qu’aucun outil ne couvre tout votre besoin
Chez Agence Poesis : on regarde d’abord si une solution du marché couvre l’essentiel. Si le sur-mesure se justifie, on le construit autour de vos outils, on vous en cède le code et on vous forme : c’est votre actif, pas un abonnement de plus.
Questions fréquentes
Nous travaillons sous Assurweb ou un CRM assurance, l’automatisation s’y branche-t-elle ?
Oui. On connecte l’automatisation à votre CRM et à vos extranets compagnies via export ou API. Vous continuez à établir vos devis et à saisir vos contrats comme d’habitude, on automatise le suivi des pièces de souscription, les relances de sinistre et le rappel des échéances de contrat.
Peut-on automatiser les relances d’échéances et de pièces manquantes dans le respect du RGPD ?
C’est le scénario clé pour un cabinet de courtage. Le système suit les échéances annuelles et les délais de résiliation, relance automatiquement pour chaque pièce justificative manquante et vous alerte avant la date limite. Les données sensibles restent dans votre environnement, avec une traçabilité conforme au RGPD et aux exigences ACPR.
Une gestion documentaire (GED) permet-elle de rechercher dans le contenu des documents ?
Oui, la plupart des GED indexent le texte des fichiers, y compris des documents numérisés grâce à la reconnaissance de caractères, ce qui permet de retrouver un document à partir d’un mot présent dans son contenu et pas seulement de son nom.
Un logiciel de gestion documentaire (GED) adapté à votre métier ?
Décrivez votre besoin : on compare pour vous les solutions existantes et l’option sur-mesure, chiffres à l’appui. Sans engagement.
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