Par Manon · Agence Poesis · Mis à jour en août 2026
Oui, les relances de devis peut s’automatiser pour les notaires : un scénario détecte les cas à traiter, applique vos règles et ne vous laisse que les exceptions. Sur un volume typique, cela libère de l’ordre de 5 heures par mois.
- ⏱️ ~5 h/mois partent aujourd’hui dans les relances de devis, à la main
- 🧩 Les outils du marché aident, mais collent rarement à toutes les règles des notaires
- 🔑 En sur-mesure, vous gardez le code et l’autonomie, pas un abonnement de plus
Ce guide se complète bien avec Automatiser les relances de devis pour les imprimeries ainsi que Automatiser la gestion des congés et absences pour les notaires.
Où part le temps quand on gère les relances de devis à la main
Chez les notaires, le contexte a ses contraintes propres, et elles pèsent sur ce poste :
- L’étude enchaîne les rendez-vous de signature, les rendez-vous clients et la préparation des actes authentiques, pendant que les clercs jonglent avec des dossiers qui s’empilent
- Chaque acte authentique réclame un dossier complet : pièces d’état civil, extraits cadastraux, diagnostics, purge du droit de préemption et demandes d’urbanisme, avec un devoir de conseil et une conservation des minutes engageant la responsabilité de l’office
- Les données patrimoniales et familiales manipulées sont hautement confidentielles, ce qui impose une rigueur RGPD stricte et un archivage sécurisé des minutes pendant des décennies
Résultat : les relances de devis se fait encore à la main (souvent depuis Génapi iNot, Fiducial GenApi, Real.not et Télé@ctes), et Comptez environ 7 min par devis. Sur 40/mois, cela fait près de 5 h/mois, de l’ordre de 2 700 €/an de temps de travail. environ 60 % des devis sans relance restent sans réponse (études sur la conversion commerciale des TPE et PME).
Comment on automatise les relances de devis, étape par étape
Le même travail, sans la saisie répétitive : vous n’intervenez que sur les cas qui le méritent.
L’objectif n’est pas de vous remplacer, mais de retirer la partie mécanique : le scénario repère les cas à traiter, applique vos règles, tient le suivi à jour et vous alerte quand un cas bloque. Le reste tourne seul.
Les solutions existantes, et leurs limites pour les notaires
Plusieurs outils du marché s’attaquent à les relances de devis. Voici les plus courants et là où ils coincent pour un métier comme le vôtre :
| Solution | Prix indicatif | Là où ça coince |
|---|---|---|
| Tuleap ou Axonaut | 35 à 80 €/mois | logique de relance rigide, difficile à caler sur vos cycles de vente réels |
| Pipedrive | 15 à 50 €/mois par utilisateur | les séquences de relance restent génériques et mal reliées à vos modèles de devis |
Aucun de ces outils n’est mauvais. Ils sont juste pensés pour le cas général ; dès que les notaires sortent du moule, on rebricole des rustines, ou on passe au sur-mesure.
Le sur-mesure pour notaires : quand est-ce rentable ?
La bascule se calcule : dès que les relances de devis dépasse quelques heures par semaine, ou qu’un oubli coûte une pénalité ou un client, un scénario sur-mesure se rembourse souvent en quelques mois. On le branche sur Génapi iNot, Fiducial GenApi, Real.not et Télé@ctes plutôt que de tout remplacer.
🔑 Chez Agence Poesis : on branche le scénario sur ce que vous utilisez déjà, et le code vous appartient. Vous pouvez le reprendre, le faire évoluer ou changer de prestataire : rien n’est verrouillé chez nous.
Outil du marché ou sur-mesure pour les relances de devis ?
Basculez pour voir ce que change chaque approche, poste par poste.
| Critère | Solutions du marché |
|---|
Questions fréquentes
Notre étude est sous Génapi iNot, l’automatisation s’y branche-t-elle vraiment ?
Oui. On connecte l’automatisation à votre logiciel de rédaction d’actes via son export ou son API. Vous continuez à préparer vos minutes et vos dossiers comme d’habitude, on automatise le suivi des pièces, les relances liées aux demandes d’urbanisme et le rappel des rendez-vous de signature.
Peut-on suivre automatiquement les appels de fonds et les pièces manquantes d’une vente ?
C’est un scénario phare pour un office. Le système garde la liste des pièces attendues et des fonds à recevoir par dossier, relance les parties tant qu’un élément manque et vous alerte avant la date de signature. Le tout dans le respect du secret et de la conservation sécurisée des données patrimoniales.
Comment automatiser les relances de devis sans paraître insistant ?
Le système espace les relances selon un rythme que vous définissez et ajuste le message à chaque étape, du rappel courtois au dernier contact. Chaque envoi reste personnalisé au client et au devis, et la séquence s’arrête dès la première réponse.
Combien vous ferait gagner l’automatisation des relances de devis ?
Décrivez-nous votre fonctionnement actuel : on vous chiffre le temps récupérable et ce qu’un scénario sur-mesure coûterait, adapté aux notaires. Gratuit, sous 24 h.
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