Automatiser le suivi du temps pour les notaires : méthode, coûts et ROI

Automatiser le suivi du temps, c’est un des chantiers les plus rentables chez les notaires : ce qui se fait à la main aujourd’hui (repérer, traiter, relancer, noter) devient un scénario qui ne vous sollicite que sur les cas bloqués, pour environ 17 h/mois récupérées.

Parlons de votre besoin

Workflowexemple en production

auto

Formulaire reçu

CRM mis à jour

Réponse envoyée

−6 hde saisie par semaine

Automatiser une tâche →

~17 h/moispartent aujourd’hui dans le suivi du temps, à la main

Les outils du marchéaident, mais collent rarement à toutes les règles des notaires

En sur-mesure, vous gardez le code et l’autonomie, pas un abonnement de plus

Votre situation change l’approche

Sélectionnez votre cas pour le conseil adapté.

Sur le même sujet, voyez aussi Automatiser la prise de rendez-vous pour les notaires ainsi que Logiciel de gestion des contrats (notaires) | Poesis.

Le suivi du temps chez les notaires : la réalité du quotidien

Chez les notaires, le contexte a ses contraintes propres, et elles pèsent sur ce poste :

En reprenant le dossier, le clerc constate que l’appel de fonds n’est pas encore soldé, que la réponse à la demande de purge du droit de préemption tarde et qu’un diagnostic amiante manque. Trois relances à lancer avant lundi, et il sait qu’un oubli repoussera la signature.

Chaque acte authentique réclame un dossier complet : pièces d’état civil, extraits cadastraux, diagnostics, purge du droit de préemption et demandes d’urbanisme, avec un devoir de conseil et une conservation des minutes engageant la responsabilité de l’office
Les données patrimoniales et familiales manipulées sont hautement confidentielles, ce qui impose une rigueur RGPD stricte et un archivage sécurisé des minutes pendant des décennies
La trésorerie passe par la comptabilité spéciale du notariat : appels de fonds avant signature, séquestre, versements sur le compte de l’étude et déblocage des fonds une fois l’acte publié au service de publicité foncière

Résultat : le suivi du temps se fait encore à la main, entre Génapi iNot, Fiducial GenApi, Real.not et Télé@ctes.

À raison de 5 minutes l’unité et de 200 par mois, ce poste absorbe autour de 17 heures mensuelles (soit ~9 180 €/an). jusqu’à 20 % du temps facturable perdu faute de saisie fiable (études sur la gestion du temps dans les sociétés de services).

Ce que l’automatisation change, concrètement

Concrètement, la machine prend en charge le répétitif de bout en bout et vous garde dans la boucle sur les seuls cas sensibles. Moins de saisie, moins d’oublis, une trace de tout.

Aujourd’hui : à la main

Rassembler les feuilles de temps éparpillées entre tableurs, agendas et notes papier

Vérifier les oublis, les doublons et les écarts avec les plannings prévus

Répartir les heures sur les bons projets et calculer les totaux facturables

Demain : automatisé

Rappeler automatiquement aux collaborateurs les saisies manquantes avant la clôture de période

Répartir les heures sur les bons projets et clients selon vos règles d’affectation propres

Distinguer temps facturable et non facturable pour alimenter directement la facturation

Le même travail, sans la saisie répétitive : vous n’intervenez que sur les cas qui le méritent.

Les solutions existantes, et leurs limites pour les notaires

Plusieurs outils du marché s’attaquent à le suivi du temps. Voici les plus courants et là où ils coincent pour un métier comme le vôtre :

Solution	Prix indicatif	Là où ça coince
Clockify	gratuit à 12 €/mois par utilisateur	peu adapté aux logiques métier spécifiques et aux exports comptables sur-mesure
Harvest	12 à 15 €/mois par utilisateur	personnalisation limitée des règles de répartition et des rapports de rentabilité

Soyons honnêtes : si votre cas est simple, un de ces outils peut suffire. Ils montrent leurs limites quand il faut coller à un fonctionnement propre aux notaires, ou garder la main sur la mécanique.

Le sur-mesure pour notaires : quand est-ce rentable ?

La bascule se calcule : dès que le suivi du temps dépasse quelques heures par semaine, ou qu’un oubli coûte une pénalité ou un client, un scénario sur-mesure se rembourse souvent en quelques mois.

On le branche sur Génapi iNot, Fiducial GenApi, Real.not et Télé@ctes plutôt que de tout remplacer.

Chez Agence Poesis : on branche le scénario sur ce que vous utilisez déjà, et le code vous appartient. Vous pouvez le reprendre, le faire évoluer ou changer de prestataire : rien n’est verrouillé chez nous.

Questions fréquentes

Notre étude est sous Génapi iNot, l’automatisation s’y branche-t-elle vraiment ?

Oui. On connecte l’automatisation à votre logiciel de rédaction d’actes via son export ou son API. Vous continuez à préparer vos minutes et vos dossiers comme d’habitude, on automatise le suivi des pièces, les relances liées aux demandes d’urbanisme et le rappel des rendez-vous de signature.

Peut-on suivre automatiquement les appels de fonds et les pièces manquantes d’une vente ?

C’est un scénario phare pour un office. Le système garde la liste des pièces attendues et des fonds à recevoir par dossier, relance les parties tant qu’un élément manque et vous alerte avant la date de signature. Le tout dans le respect du secret et de la conservation sécurisée des données patrimoniales.

L’automatisation du suivi du temps peut-elle alimenter directement la paie et la facturation ?

Oui, un système sur-mesure applique vos règles de répartition puis transmet les heures consolidées vers la paie, la facturation et les rapports. Les données ne sont saisies qu’une fois et circulent sans ressaisie entre les services.