Par Guillaume · Agence Poesis · Mis à jour en août 2026
Il existe de bons logiciels de suivi du temps et des activités pour EHPAD, mais aucun ne convient à tout le monde. La vraie question n’est pas « lequel », mais « mon besoin est-il standard ou spécifique ? ». Ce guide vous aide à trancher, marché contre sur-mesure.
- 🧩 Les outils du marché couvrent le standard, rarement toutes les règles des EHPAD
- 💸 Le coût réel se juge sur 5 ans (abonnement par utilisateur compris), pas au prix d’appel
- 🔑 En sur-mesure, l’outil colle à votre métier et le code vous appartient
À quel point vos besoins sont-ils spécifiques ?
0 = un besoin standard que tout le monde a, 10 = des règles métier bien à vous.
Sur le même sujet, voyez aussi Logiciel suivi du temps et des activités ainsi que logiciel de suivi du temps et des activités pour les avocats.
Ce qu’un logiciel de suivi du temps et des activités doit couvrir pour EHPAD
Chez EHPAD, un logiciel de suivi du temps et des activités doit avant tout Un logiciel de suivi du temps et des activités enregistre le temps passé par vos équipes sur chaque tâche, projet ou client. Il fiabilise la facturation au temps passé, mesure la rentabilité réelle des missions et alimente vos décisions de charge et de planning. Les briques utiles : Dans votre métier, il faut composer avec : la facturation mensuelle mêle le tarif hébergement, le tarif dépendance et le forfait soins, avec l’aide sociale du conseil départemental et l’APA à ventiler différemment selon chaque résident. ; le plan de soins se coordonne entre médecin coordonnateur, infirmières et aides-soignants, et la traçabilité des transmissions ciblées doit rester irréprochable en cas de contrôle de l’ARS..
- Rapports de rentabilité comparant le temps vendu, le temps réellement passé et le budget alloué
- Export des temps validés vers la facturation, la paie ou un tableur pour analyse détaillée
Le marché : options courantes et critères de choix
Le marché ne manque pas d’outils de suivi du temps et des activités. Voici ceux qu’on croise le plus, avec leurs angles morts :
| Solution | Prix indicatif | Là où ça coince |
|---|---|---|
| Clockify | gratuit en version de base, à partir d’environ 5 € par utilisateur et par mois | rapports avancés et fonctions RH réservés aux formules payantes |
| Harvest | à partir d’environ 11 € par utilisateur et par mois | interface en anglais, moins adapté aux circuits de validation complexes |
Le tri se fait vite si vous priorisez : Distinction claire entre heures facturables et non facturables si vous vendez du temps, puis Intégration avec vos outils de gestion de projet, de facturation et de paie.
Quand le sur-mesure devient pertinent pour EHPAD
La bascule vers le sur-mesure n’a rien d’automatique. Elle se justifie, notamment chez EHPAD, quand :
- Vous rapprochez à la main les temps saisis avec votre facturation et votre gestion de projet
- Vos collaborateurs saisissent leurs heures dans un tableur faute d’outil adapté à vos activités
- Vous avez besoin de rattacher chaque temps à une structure de projet propre à votre métier
🔑 Chez Agence Poesis : on regarde d’abord si une solution du marché couvre l’essentiel. Si le sur-mesure se justifie, on le construit autour de vos outils, on vous en cède le code et on vous forme : c’est votre actif, pas un abonnement de plus.
Questions fréquentes
Comment fiabiliser la facturation entre hébergement, dépendance et forfait soins ?
Le logiciel ventile automatiquement le tarif hébergement, le tarif dépendance et la part soins pour chaque résident, en intégrant l’APA et l’aide sociale du conseil départemental. Vous éditez des factures justes chaque mois et vous suivez les prises en charge sans ressaisir les tarifs à la main.
Peut-on centraliser le dossier de soins et sécuriser la traçabilité ?
Oui, le dossier de soins réunit l’évaluation GIR, le plan de soins, les transmissions ciblées et le dossier de liaison d’urgence dans un espace partagé par toute l’équipe. Vous retrouvez l’historique de chaque résident instantanément et vous présentez une traçabilité irréprochable en cas de contrôle de l’ARS.
Comment le suivi du temps et des activités améliore-t-il la facturation ?
En reliant chaque heure saisie à un client et à une tâche facturable, l’outil produit un décompte fiable qui alimente directement les factures au temps passé et évite les oublis ou les estimations approximatives.
Quel logiciel de suivi du temps et des activités pour vous ?
Décrivez votre besoin : on compare pour vous les solutions existantes et l’option sur-mesure, chiffres à l’appui. Sans engagement.
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