Par Sophie · Agence Poesis
Automatiser le suivi des paiements, c’est un des chantiers les plus rentables chez les EHPAD : ce qui se fait à la main aujourd’hui (repérer, traiter, relancer, noter) devient un scénario qui ne vous sollicite que sur les cas bloqués, pour environ 11 h/mois récupérées.
- ⏱️ ~11 h/mois partent aujourd’hui dans le suivi des paiements, à la main
- 🧩 Les outils du marché aident, mais collent rarement à toutes les règles des EHPAD
- 🔑 En sur-mesure, vous gardez le code et l’autonomie, pas un abonnement de plus
Aujourd’hui, comment le suivi des paiements se passe chez les EHPAD ?
Chez les EHPAD, le contexte a ses contraintes propres, et elles pèsent sur ce poste :
- Le taux d’occupation se surveille de près, entre les listes d’attente, les hospitalisations qui libèrent temporairement un lit et les départs qui déclenchent aussitôt une nouvelle admission à préparer.
- L’établissement accueille des résidents dépendants dont le niveau de perte d’autonomie se mesure en GIR, et chaque entrée impose de constituer un dossier médical et administratif complet avant l’admission.
- La facturation mensuelle mêle le tarif hébergement, le tarif dépendance et le forfait soins, avec l’aide sociale du conseil départemental et l’APA à ventiler différemment selon chaque résident.
Résultat : le suivi des paiements se fait encore à la main (souvent depuis un logiciel de dossier de soins et de gestion d’EHPAD (comme Netsoins, Titan ou easily), un module de facturation hébergement, dépendance et soins avec ventilation APA et aide sociale, un outil de coupe PATHOS et d’évaluation GIR pour la dotation soins), et À raison de 6 minutes l’unité et de 113 par mois, ce poste absorbe autour de 11 heures mensuelles (soit ~5 940 €/an). près de 45 pour cent des factures B2B en France sont payées en retard (baromètres des paiements interentreprises Altares et Intrum).
Ce que l’automatisation change, concrètement
Le même travail, sans la saisie répétitive : vous n’intervenez que sur les cas qui le méritent.
Plutôt que de tout refaire, on automatise le geste répétitif : détecter, traiter selon vos règles, tracer, et ne remonter que l’exception. Vous reprenez la main uniquement là où votre jugement compte.
Les solutions existantes, et leurs limites pour les EHPAD
Plusieurs outils du marché s’attaquent à le suivi des paiements. Voici les plus courants et là où ils coincent pour un métier comme le vôtre :
| Solution | Prix indicatif | Là où ça coince |
|---|---|---|
| Pennylane, Qonto, Libeo | de 20 à 100 €/mois selon le nombre d’utilisateurs | le rapprochement automatique fonctionne bien sur les cas simples mais reste à valider à la main dès que le libellé du virement ne correspond pas à la facture |
| Module de rapprochement de l’expert-comptable (EBP, Sage) | souvent inclus dans l’abonnement comptable | pensé pour la clôture comptable et pas pour le suivi au fil de l’eau, vous n’avez pas de vue en temps réel de qui a payé et qui doit encore |
Ces outils suffisent parfois : besoin standard, volumes réguliers, un SaaS bien choisi fait le travail. Le sur-mesure prend le relais quand les EHPAD ont des règles que les outils génériques ne savent pas plier.
Le sur-mesure pour EHPAD : quand est-ce rentable ?
La bascule se calcule : dès que le suivi des paiements dépasse quelques heures par semaine, ou qu’un oubli coûte une pénalité ou un client, un scénario sur-mesure se rembourse souvent en quelques mois. On le branche sur un logiciel de dossier de soins et de gestion d’EHPAD (comme Netsoins, Titan ou easily), un module de facturation hébergement, dépendance et soins avec ventilation APA et aide sociale, un outil de coupe PATHOS et d’évaluation GIR pour la dotation soins plutôt que de tout remplacer.
🔑 Chez Agence Poesis : on développe l’automatisation autour de vos outils, on vous en cède le code et on vous forme à la piloter. Elle ne dépend pas de nous pour tourner : c’est votre actif, pas un abonnement de plus.
Le vrai coût du suivi des paiements, à la main
Ajustez avec vos chiffres : temps perdu et coût annuel du travail manuel.
Questions fréquentes
Comment fiabiliser la facturation entre hébergement, dépendance et forfait soins ?
Le logiciel ventile automatiquement le tarif hébergement, le tarif dépendance et la part soins pour chaque résident, en intégrant l’APA et l’aide sociale du conseil départemental. Vous éditez des factures justes chaque mois et vous suivez les prises en charge sans ressaisir les tarifs à la main.
Peut-on centraliser le dossier de soins et sécuriser la traçabilité ?
Oui, le dossier de soins réunit l’évaluation GIR, le plan de soins, les transmissions ciblées et le dossier de liaison d’urgence dans un espace partagé par toute l’équipe. Vous retrouvez l’historique de chaque résident instantanément et vous présentez une traçabilité irréprochable en cas de contrôle de l’ARS.
Est-ce compatible avec notre banque et notre logiciel de facturation ?
Dans la grande majorité des cas oui. On se connecte à votre banque via un agrégateur sécurisé et à votre facturation via son API ou ses exports. On vérifie la faisabilité avec vos outils précis avant de démarrer.
On chiffre votre gain sur le suivi des paiements, gratuitement
Dites-nous comment vous procédez aujourd’hui : on évalue ce qui est automatisable, le gain réaliste et le coût, pour les EHPAD. Réponse sous 24 h.
