Par Sophie · Agence Poesis
Automatiser les relances de devis, c’est un des chantiers les plus rentables chez les agences événementielles : ce qui se fait à la main aujourd’hui (repérer, traiter, relancer, noter) devient un scénario qui ne vous sollicite que sur les cas bloqués, pour environ 2 h/mois récupérées.
- ⏱️ ~2 h/mois partent aujourd’hui dans les relances de devis, à la main
- 🧩 Les outils du marché aident, mais collent rarement à toutes les règles des agences événementielles
- 🔑 En sur-mesure, vous gardez le code et l’autonomie, pas un abonnement de plus
Aujourd’hui, comment les relances de devis se passe chez les agences événementielles ?
Chez les agences événementielles, le contexte a ses contraintes propres, et elles pèsent sur ce poste :
- La coordination de dizaines de prestataires, traiteur, technique son et lumière, sécurité et hôtesses, se joue à coups de relances et de confirmations, avec le risque qu’un intervenant manque à l’appel le jour de l’événement
- Chaque événement se prépare comme un dossier à part entière : cahier des charges, repérages de lieu, devis prestataires et rétroplanning tenu au jour près jusqu’au jour J
- L’agenda déborde de rendez-vous de repérage, de réunions de calage avec le client et de réceptions de prestataires, souvent sur site et rarement au bureau
Résultat : les relances de devis se fait encore à la main (souvent depuis Monday, Trello, Google Agenda), et À raison de 7 minutes l’unité et de 17 par mois, ce poste absorbe autour de 2 heures mensuelles (soit ~1 080 €/an). environ 60 % des devis sans relance restent sans réponse (études sur la conversion commerciale des TPE et PME).
Ce que l’automatisation change, concrètement
Le même travail, sans la saisie répétitive : vous n’intervenez que sur les cas qui le méritent.
Plutôt que de tout refaire, on automatise le geste répétitif : détecter, traiter selon vos règles, tracer, et ne remonter que l’exception. Vous reprenez la main uniquement là où votre jugement compte.
Les solutions existantes, et leurs limites pour les agences événementielles
Plusieurs outils du marché s’attaquent à les relances de devis. Voici les plus courants et là où ils coincent pour un métier comme le vôtre :
| Solution | Prix indicatif | Là où ça coince |
|---|---|---|
| Pipedrive | 15 à 50 €/mois par utilisateur | les séquences de relance restent génériques et mal reliées à vos modèles de devis |
| Sellsy | 50 à 120 €/mois selon les utilisateurs | relances peu personnalisables au-delà des scénarios fournis par l’outil |
Ces outils suffisent parfois : besoin standard, volumes réguliers, un SaaS bien choisi fait le travail. Le sur-mesure prend le relais quand les agences événementielles ont des règles que les outils génériques ne savent pas plier.
Le sur-mesure pour agences événementielles : quand est-ce rentable ?
La bascule se calcule : dès que les relances de devis dépasse quelques heures par semaine, ou qu’un oubli coûte une pénalité ou un client, un scénario sur-mesure se rembourse souvent en quelques mois. On le branche sur Monday, Trello, Google Agenda plutôt que de tout remplacer.
🔑 Chez Agence Poesis : on développe l’automatisation autour de vos outils, on vous en cède le code et on vous forme à la piloter. Elle ne dépend pas de nous pour tourner : c’est votre actif, pas un abonnement de plus.
Outil du marché ou sur-mesure pour les relances de devis ?
Basculez pour voir ce que change chaque approche, poste par poste.
| Critère | Solutions du marché |
|---|
Questions fréquentes
Chaque événement est différent, un outil peut-il vraiment s’adapter à nos dossiers ?
C’est justement l’intérêt du sur-mesure. On modélise votre façon de monter un événement, avec vos étapes de rétroplanning et vos catégories de prestataires, puis on automatise les relances de devis, les confirmations et les rappels d’échéance propres à chaque dossier. L’outil suit votre méthode, pas l’inverse.
Peut-on automatiser le suivi des prestataires et des rendez-vous de repérage ?
Oui, c’est un scénario central pour une agence événementielle. Le système garde la liste des prestataires attendus par événement, relance ceux qui n’ont pas confirmé, et vous rappelle les rendez-vous de repérage et les dates d’acompte avant qu’il ne soit trop tard. Vous arrivez au jour J sans mauvaise surprise.
L’automatisation des relances de devis fonctionne-t-elle avec mon outil de devis actuel ?
Oui, un système sur-mesure se connecte à votre logiciel de devis ou à votre tableur pour lire les statuts et les dates d’envoi. Il déclenche les relances à partir de vos propres données, sans vous obliger à changer d’outil.
Combien vous ferait gagner l’automatisation des relances de devis ?
Décrivez-nous votre fonctionnement actuel : on vous chiffre le temps récupérable et ce qu’un scénario sur-mesure coûterait, adapté aux agences événementielles. Gratuit, sous 24 h.
