Automatiser le suivi du temps pour les imprimeries : méthode, coûts et ROI

Automatiser le suivi du temps, c’est un des chantiers les plus rentables chez les imprimeries : ce qui se fait à la main aujourd’hui (repérer, traiter, relancer, noter) devient un scénario qui ne vous sollicite que sur les cas bloqués, pour environ 39 h/mois récupérées.

Parlons de votre besoin

Workflowexemple en production

auto

Formulaire reçu

CRM mis à jour

Réponse envoyée

−6 hde saisie par semaine

Automatiser une tâche →

~39 h/moispartent aujourd’hui dans le suivi du temps, à la main

Les outils du marchéaident, mais collent rarement à toutes les règles des imprimeries

En sur-mesure, vous gardez le code et l’autonomie, pas un abonnement de plus

Avant de choisir, comparez avec Logiciel de gestion des livraisons et expéditions pour les imprimeries ainsi que Logiciel de gestion des congés et absences pour les imprimeries.

Aujourd’hui, comment le suivi du temps se passe chez les imprimeries ?

Chez les imprimeries, le contexte a ses contraintes propres, et elles pèsent sur ce poste :

La nuit va être courte à l’atelier. 17 heures, la presse numérique tourne pour un tirage de cartes de visite pendant que l’offset attend le bon à tirer d’une plaquette encore bloqué chez le client. Sur le planning, dix mille flyers doivent partir demain matin et il ne reste que quelques rames du papier couché commandé.

Les délais sont serrés et les bons à tirer font foi : un client valide son BAT tard, la machine tourne la nuit et la livraison de dix mille flyers doit partir le lendemain matin.
L’atelier jongle entre les tirages offset en grande série, l’impression numérique à la demande et les travaux de finition, pelliculage, découpe et façonnage, qui monopolisent les machines.
Chaque commande est un produit sur mesure : format, grammage du papier, quinté de couleurs, type de reliure, avec un devis recalculé à chaque variation de quantité.

Résultat : le suivi du temps se fait encore à la main, entre un logiciel de gestion d’imprimerie et de devis (Multipress, Prindustry), un flux de prépresse et de bons à tirer (BAT) validés par le client, la gestion des stocks de papier, d’encres et de consommables.

À raison de 5 minutes l’unité et de 467 par mois, ce poste absorbe autour de 39 heures mensuelles (soit ~21 060 €/an). jusqu’à 20 % du temps facturable perdu faute de saisie fiable (études sur la gestion du temps dans les sociétés de services).

Ce que l’automatisation change, concrètement

Concrètement, la machine prend en charge le répétitif de bout en bout et vous garde dans la boucle sur les seuls cas sensibles. Moins de saisie, moins d’oublis, une trace de tout.

Aujourd’hui : à la main

Rassembler les feuilles de temps éparpillées entre tableurs, agendas et notes papier

Vérifier les oublis, les doublons et les écarts avec les plannings prévus

Répartir les heures sur les bons projets et calculer les totaux facturables

Demain : automatisé

Rappeler automatiquement aux collaborateurs les saisies manquantes avant la clôture de période

Répartir les heures sur les bons projets et clients selon vos règles d’affectation propres

Distinguer temps facturable et non facturable pour alimenter directement la facturation

Le même travail, sans la saisie répétitive : vous n’intervenez que sur les cas qui le méritent.

Les solutions existantes, et leurs limites pour les imprimeries

Plusieurs outils du marché s’attaquent à le suivi du temps. Voici les plus courants et là où ils coincent pour un métier comme le vôtre :

Solution	Prix indicatif	Là où ça coince
Toggl Track	9 à 18 €/mois par utilisateur	reste un outil isolé, mal relié à votre facturation et à vos règles de projet
Clockify	gratuit à 12 €/mois par utilisateur	peu adapté aux logiques métier spécifiques et aux exports comptables sur-mesure

Ces outils suffisent parfois : besoin standard, volumes réguliers, un SaaS bien choisi fait le travail. Le sur-mesure prend le relais quand les imprimeries ont des règles que les outils génériques ne savent pas plier.

Le sur-mesure pour imprimeries : quand est-ce rentable ?

La bascule se calcule : dès que le suivi du temps dépasse quelques heures par semaine, ou qu’un oubli coûte une pénalité ou un client, un scénario sur-mesure se rembourse souvent en quelques mois.

On le branche sur un logiciel de gestion d’imprimerie et de devis (Multipress, Prindustry), un flux de prépresse et de bons à tirer (BAT) validés par le client, la gestion des stocks de papier, d’encres et de consommables plutôt que de tout remplacer.

Chez Agence Poesis : on branche le scénario sur ce que vous utilisez déjà, et le code vous appartient. Vous pouvez le reprendre, le faire évoluer ou changer de prestataire : rien n’est verrouillé chez nous.

Votre situation change l’approche

Sélectionnez votre cas pour le conseil adapté.

Questions fréquentes

Comment chiffrer vite des devis qui varient selon le format et la quantité ?

Un catalogue de produits d’impression avec grilles de prix par quantité recalcule le devis dès que le format, le grammage ou le tirage changent. Vous répondez plus vite aux demandes, vous gardez des marges cohérentes et vous évitez les erreurs de calcul sur les gros volumes.

Peut-on éviter les ruptures de papier et de consommables en pleine production ?

Oui, la gestion des stocks décompte les rames, les encres et les plaques à chaque travail et signale ce qu’il faut recommander. Vous ne tombez plus en rupture la veille d’une livraison et vous immobilisez moins de trésorerie dans les consommables qui dorment.

L’automatisation du suivi du temps peut-elle alimenter directement la paie et la facturation ?

Oui, un système sur-mesure applique vos règles de répartition puis transmet les heures consolidées vers la paie, la facturation et les rapports. Les données ne sont saisies qu’une fois et circulent sans ressaisie entre les services.