Automatiser le suivi du temps pour les bureaux d’études : méthode, coûts et ROI

Oui, le suivi du temps peut s’automatiser pour les bureaux d’études : un scénario détecte les cas à traiter, applique vos règles et ne vous laisse que les exceptions.

Parlons de votre besoin

Sur un volume typique, cela libère de l’ordre de 7 heures par mois.

Workflowexemple en production

auto

Formulaire reçu

CRM mis à jour

Réponse envoyée

−6 hde saisie par semaine

Automatiser une tâche →

~7 h/moispartent aujourd’hui dans le suivi du temps, à la main

Les outils du marchéaident, mais collent rarement à toutes les règles des bureaux d’études

En sur-mesure, vous gardez le code et l’autonomie, pas un abonnement de plus

Ce guide se complète bien avec Logiciel de gestion des contrats (bureaux d’études) | Poesis ainsi que Automatiser la génération de documents pour les bureaux d’études.

Aujourd’hui, comment le suivi du temps se passe chez les bureaux d’études ?

Jeudi soir après la réunion de coordination, l’ingénieur reprend ses notes : le lot charpente attend le visa des plans d’exécution, un indice de plan a été diffusé sans validation, et la maitrise d’oeuvre réclame la note de calcul révisée pour lundi.

Chez les bureaux d’études, le contexte a ses contraintes propres, et elles pèsent sur ce poste :

Le quotidien se partage entre la production des plans au bureau, les visites de chantier et les réunions de coordination avec la maitrise d’oeuvre, si bien que les notes de calcul et le suivi administratif s’entassent en fin de journée
Chaque projet traverse des phases jalonnées, de l’avant-projet sommaire à l’APD, la rédaction du DCE, la période de consultation des entreprises puis le visa des plans d’exécution jusqu’à la réception
Les études imposent une traçabilité stricte des indices de révision des plans et des notes de calcul, car une version périmée diffusée sur le chantier engage la responsabilité technique du bureau

Résultat : le suivi du temps se fait encore à la main, entre Autodesk Revit et AutoCAD pour les plans, Robot Structural Analysis ou un logiciel de calcul de structure, un serveur partagé de plans classés par indice.

Comptez environ 5 min par saisie de temps.

Sur 83/mois, cela fait près de 7 h/mois, de l’ordre de 3 780 €/an de temps de travail. jusqu’à 20 % du temps facturable perdu faute de saisie fiable (études sur la gestion du temps dans les sociétés de services).

Ce que l’automatisation change, concrètement

L’objectif n’est pas de vous remplacer, mais de retirer la partie mécanique : le scénario repère les cas à traiter, applique vos règles, tient le suivi à jour et vous alerte quand un cas bloque. Le reste tourne seul.

Aujourd’hui : à la main

Vérifier les oublis, les doublons et les écarts avec les plannings prévus

Répartir les heures sur les bons projets et calculer les totaux facturables

Reporter les données consolidées vers la paie, la facturation et les rapports de rentabilité

Demain : automatisé

Répartir les heures sur les bons projets et clients selon vos règles d’affectation propres

Distinguer temps facturable et non facturable pour alimenter directement la facturation

Produire des tableaux de rentabilité par projet, par client et par personne en continu

Le même travail, sans la saisie répétitive : vous n’intervenez que sur les cas qui le méritent.

Les solutions existantes, et leurs limites pour les bureaux d’études

Plusieurs outils du marché s’attaquent à le suivi du temps. Voici les plus courants et là où ils coincent pour un métier comme le vôtre :

Solution	Prix indicatif	Là où ça coince
Toggl Track	9 à 18 €/mois par utilisateur	reste un outil isolé, mal relié à votre facturation et à vos règles de projet
Clockify	gratuit à 12 €/mois par utilisateur	peu adapté aux logiques métier spécifiques et aux exports comptables sur-mesure

Ces outils suffisent parfois : besoin standard, volumes réguliers, un SaaS bien choisi fait le travail. Le sur-mesure prend le relais quand les bureaux d’études ont des règles que les outils génériques ne savent pas plier.

Le sur-mesure pour bureaux d’études : quand est-ce rentable ?

La bascule se calcule : dès que le suivi du temps dépasse quelques heures par semaine, ou qu’un oubli coûte une pénalité ou un client, un scénario sur-mesure se rembourse souvent en quelques mois.

On le branche sur Autodesk Revit et AutoCAD pour les plans, Robot Structural Analysis ou un logiciel de calcul de structure, un serveur partagé de plans classés par indice plutôt que de tout remplacer.

Chez Agence Poesis : on branche le scénario sur ce que vous utilisez déjà, et le code vous appartient. Vous pouvez le reprendre, le faire évoluer ou changer de prestataire : rien n’est verrouillé chez nous.

Votre situation change l’approche

Sélectionnez votre cas pour le conseil adapté.

Questions fréquentes

Nous produisons sous Revit avec un serveur de plans indicés, l’automatisation s’intègre-t-elle à notre organisation par phases ?

Oui. On calque les scénarios sur vos phases réelles, de l’avant-projet au visa d’exécution. L’automatisation se branche à vos outils via export ou API, sans toucher à votre méthode de production, et prend en charge le suivi des indices de plans, les relances et la traçabilité documentaire du projet.

Peut-on déclencher les situations d’honoraires selon l’avancement des phases d’études ?

C’est le scénario central pour un bureau d’études. Le système suit le franchissement de chaque phase et l’avancement du chantier, puis vous prépare la situation d’honoraires correspondant au bon jalon. Vous facturez au rythme réel des études au lieu de retrouver, des mois plus tard, des phases livrées jamais appelées.

Comment automatiser le suivi du temps sans alourdir le quotidien des équipes ?

Le système récupère une partie des données depuis l’agenda, les tickets ou les tâches déjà utilisés, ce qui réduit la saisie manuelle. Des rappels ciblés signalent uniquement les temps manquants, sans multiplier les formulaires à remplir.