Par Sophie · Agence Poesis
Automatiser la saisie comptable, c’est un des chantiers les plus rentables chez les notaires : ce qui se fait à la main aujourd’hui (repérer, traiter, relancer, noter) devient un scénario qui ne vous sollicite que sur les cas bloqués, pour environ 13 h/mois récupérées.
- ⏱️ ~13 h/mois partent aujourd’hui dans la saisie comptable, à la main
- 🧩 Les outils du marché aident, mais collent rarement à toutes les règles des notaires
- 🔑 En sur-mesure, vous gardez le code et l’autonomie, pas un abonnement de plus
La saisie comptable chez les notaires : la réalité du quotidien
Chez les notaires, le contexte a ses contraintes propres, et elles pèsent sur ce poste :
- La trésorerie passe par la comptabilité spéciale du notariat : appels de fonds avant signature, séquestre, versements sur le compte de l’étude et déblocage des fonds une fois l’acte publié au service de publicité foncière
- L’étude enchaîne les rendez-vous de signature, les rendez-vous clients et la préparation des actes authentiques, pendant que les clercs jonglent avec des dossiers qui s’empilent
- Chaque acte authentique réclame un dossier complet : pièces d’état civil, extraits cadastraux, diagnostics, purge du droit de préemption et demandes d’urbanisme, avec un devoir de conseil et une conservation des minutes engageant la responsabilité de l’office
Résultat : la saisie comptable se fait encore à la main (souvent depuis Génapi iNot, Fiducial GenApi, Real.not et Télé@ctes), et À raison de 4 minutes l’unité et de 200 par mois, ce poste absorbe autour de 13 heures mensuelles (soit ~7 020 €/an). plusieurs journées par mois consacrées à la ressaisie dans une PME (moyennes sectorielles PME sur le temps administratif).
Le même travail, sans la saisie : à quoi ça ressemble
Le même travail, sans la saisie répétitive : vous n’intervenez que sur les cas qui le méritent.
Plutôt que de tout refaire, on automatise le geste répétitif : détecter, traiter selon vos règles, tracer, et ne remonter que l’exception. Vous reprenez la main uniquement là où votre jugement compte.
Les solutions existantes, et leurs limites pour les notaires
Plusieurs outils du marché s’attaquent à la saisie comptable. Voici les plus courants et là où ils coincent pour un métier comme le vôtre :
| Solution | Prix indicatif | Là où ça coince |
|---|---|---|
| EBP | licence ou abonnement à partir de 30 €/mois | saisie et rapprochements encore largement manuels, ergonomie datée |
| Make / n8n + votre outil | 20 à 100 €/mois + mise en place | dépend des API, fragile quand ça se complexifie, personne pour le maintenir |
Soyons honnêtes : si votre cas est simple, un de ces outils peut suffire. Ils montrent leurs limites quand il faut coller à un fonctionnement propre aux notaires, ou garder la main sur la mécanique.
Le sur-mesure pour notaires : quand est-ce rentable ?
La bascule se calcule : dès que la saisie comptable dépasse quelques heures par semaine, ou qu’un oubli coûte une pénalité ou un client, un scénario sur-mesure se rembourse souvent en quelques mois. On le branche sur Génapi iNot, Fiducial GenApi, Real.not et Télé@ctes plutôt que de tout remplacer.
🔑 Chez Agence Poesis : on développe l’automatisation autour de vos outils, on vous en cède le code et on vous forme à la piloter. Elle ne dépend pas de nous pour tourner : c’est votre actif, pas un abonnement de plus.
Le vrai coût de la saisie comptable, à la main
Ajustez avec vos chiffres : temps perdu et coût annuel du travail manuel.
Questions fréquentes
Notre étude est sous Génapi iNot, l’automatisation s’y branche-t-elle vraiment ?
Oui. On connecte l’automatisation à votre logiciel de rédaction d’actes via son export ou son API. Vous continuez à préparer vos minutes et vos dossiers comme d’habitude, on automatise le suivi des pièces, les relances liées aux demandes d’urbanisme et le rappel des rendez-vous de signature.
Peut-on suivre automatiquement les appels de fonds et les pièces manquantes d’une vente ?
C’est un scénario phare pour un office. Le système garde la liste des pièces attendues et des fonds à recevoir par dossier, relance les parties tant qu’un élément manque et vous alerte avant la date de signature. Le tout dans le respect du secret et de la conservation sécurisée des données patrimoniales.
L’automatisation remplace-t-elle l’expert-comptable ?
Non, elle prépare des écritures propres et des pièces bien classées qui font gagner du temps à chacun. L’expert-comptable garde son rôle de contrôle, de conseil et de révision des comptes.
Combien vous ferait gagner l’automatisation de la saisie comptable ?
Envoyez-nous quelques détails sur votre organisation : on vous renvoie une estimation du temps gagné et du budget d’un sur-mesure pensé pour les notaires. Sans engagement.
